Le DRH, face à la bureaucratie
Une bureaucratie est, d’une part, une forme d’organisation du travail et, d’autre part, une dérive de cette organisation
Roger Mucchielli définit la bureaucratie comme « une puissance ou un pouvoir pris par un appareil administratif de fonctionnaires des « bureaux » , primitivement chargé d’organiser l’activité sociale ,et finissant par s’attribuer toute l’autorité »
Le besoin de « mesurer encore plus fin » , l’énorme accroissement des outils à disposition des bureaucrates via l’informatique , la mode anglo- saxonne du reporting , n’a t elle pas encore accru le pouvoir des bureaucrates aux dépens des producteurs ?
C’est un étrange paradoxe que cet accroissement du pouvoir bureaucratique
Les services fonctionnels , grands pourvoyeurs de bureaucrates , devraient, en théorie , travailler à leur disparition, en rendant les producteurs maîtres complets de leur activité ,y compris dans sa dimension administrative et ils n’ont de cesse de les paralyser de mille liens …
Dans toutes les entreprises d’une certaine taille, les services fonctionnels , normalisateurs par nature , les directions administratives , comptables et financières en particulier , sont au cœur du système bureaucratique
Ils se justifient de manière péremptoire, en brandissant un impératif surestimé de cohérence et surtout , la menace des contrôles vengeurs de l’expert comptable , du commissaire aux comptes ou de quelque administration ou corps d’inspection rattaché à la collectivité d’appartenance ou à l’ Etat .
Il existe encore nombre de directions des Ressources humaines où l’on considère comme impossible de confier aux opérationnels la signature des contrats de travail et celle du moindre avertissement .
L’arrivée des procédures qualité a donné , s’il en était besoin , une vigueur nouvelle à la bureaucratie et finira par décourager les meilleures bonnes volontés !
La qualité du travail , en l’occurrence , se trouve plus dans l’apprentissage d’un vrai professionnalisme que dans les registres détaillés de milliers d’instructions.
Mais le tropisme bureaucratique français , dont parle Hervé Seyriex, a trouvé là une occasion trop belle de trouver une vigueur nouvelle
Plus grave , ce nouveau formalisme tatillon risque d’interrompre la boucle vertueuse de l’innovation permanente : quel salarié , quel cadre , ayant repéré une amélioration à apporter ne serait pas découragé en imaginant le nombre de procédures et documents qui sera à modifier s‘il essaye d’introduire sa modification ?
Les Français ont même réussi à exporter à Bruxelles leur amour de la bureaucratie alors qu’ils croient à l’inverse !
Pour m’être occupé de dossiers européens , j’ai compris qu’il fallait une sacrée foi dans l’europe pour mener à bien quelque étude que ce soit, tellement sa bureaucratie est décourageante !
Autre paradoxe , en France , les gens des bureaux sont souvent mieux rémunérés que ceux qui produisent ,souvent sur la seule justification de la possession d’un diplôme supérieur
La tradition culturelle est évidente : héritier du droit romain, celui qui maîtrise l’écrit, vaut plus que celui qui n’écrit pas .
L’environnement de l’entreprise lui même n’est il pas devenu encore plus bureaucratique ?
Dans la seule DRH où je travaillais , j’ai vu ,au fil des années , s’accroître le nombre d’enquêtes obligatoires à fournir régulièrement et de manière impérative, aux services de l’Etat , au point d’avoir un salarié qui n’était quasiment occupé qu’à çà !
Foin des traditions et des accusations ,c’est toute la société française qui vit avec la bureaucratie
Elle vit avec elle et la subit à un point tel qu’elle ne s’en rend même plus compte !
Elle vit avec , comme les soviétiques avaient fini par trouver normal de faire la queue devant les magasins !
Le groupe de travail européen avec lequel j’ai eu le plaisir de mener une étude comparative sur les difficultés de la mobilité salariale dans 4 pays de la Communauté, a clairement désigné la bureaucratie française comme un obstacle majeur de l’adaptation des salariés étrangers à la société française .
Facteur aggravant, la bureaucratie se nourrit de toutes les activités de réglementation , législation , planification , normalisation , « juridicisation », mesures et contrôles de toutes sortes , dont l’inflation a été exponentielle .
La bureaucratie , c’est la deuxième peau des organisations françaises , son veau d’or .
Inconnue dans l’entreprise en phase pionnière , elle infiltre peu à peu , comme une cinquième colonne , tous les rouages de l’Entreprise .
Un minimum de formalisme est bien entendu incontournable dès que l’entreprise atteint une certaine dimension .
Ce qui est en cause est tout ce qu’elle contient d’opacité et d’inutilité.
Mais le crime de bureaucratie profite à beaucoup de monde : il est le symbole du pouvoir
Il puise ses impuissances dans l’héritage insurmontable de nos apprentissages scolaires et universitaires, dont la qualité se mesure au poids et à l’épaisseur des thèses , quand ce n’est pas à leur caractère abscons !
Mais son principal défaut est souvent la dilution des responsabilités qu’elle permet et l’obstacle entêtant qu’elle constitue quand il s’agit de passer à l’acte.
Or , nous croyons que l’écrit est plus souvent l’ennemi de l’action que son serviteur .
Je ne peux m’empêcher d’observer qu’il y a corrélation entre les contraintes de l’action et la floraison bureaucratique . Là où la contrainte de l’action et du résultat est forte , elle arrive plus facilement à repousser la tentation bureaucratique . Là où elle est faible , La bureaucratie fleurit comme primevères au printemps et s’y épanouit avec jouissance .
De toutes les entreprises où j’ai travaillé , ce n’est pas un hasard si c’est dans l’entreprise US que j’ai le moins subi le pouvoir des bureaucrates . C’est aussi celle où le sens de l’action était le plus fort !
Les patrons entrepreneurs , souvent de formation non supérieure , et qui écrivent peu, mais agissent beaucoup , en sont le contre exemple frappant .
Les entreprises soumises à de fortes contraintes d’action et de réaction , industrie , transports, par exemple , et dont le patron , technicien de formation n’est pas un lettré , essayent de contenir l’impérialisme bureaucratique .
Le monde de la grande distribution n’aime pas beaucoup non plus « la littérature d’entreprise » , non plus que celui des PME .
Certaines banques et assurances , les coopératives , les mutuelles , les associations sacrifient allègrement à la bureaucratie . La nature de leur fonctionnement, prudent , centralisé , soucieux de se préserver du battement d’ailes de la moindre mouche , des humeurs de leur environnement , les conduit à une extrême prudence et donc à nourrir une forte bureaucratie .
Les administrations et entreprises publiques , les collectivités territoriales sont , sans surprise , le paradis de la bureaucratie .
conclusion :
La bureaucratie se nourrit du manque de confiance de quelques uns pour le plus grand nombre !
Le bureaucrate croit qu’il n ‘est rien possible de faire sans tout écrire , tout vérifier , tout contrôler , et donc tout compliquer à l’extrême .
Il est aveugle de l’irresponsabilité et de l’inefficacité qui en est le résultat .
Il est coupable de couper court à toute initiative et donc à toute possibilité de création et d’invention .
Optimiser les coûts de main d’œuvre consiste d’abord à réduire sûrement les tonnes de formulaires , questionnaires , reporting , contrôles de gestion , enquêtes , audit , procédures qui submergent les organes dirigeants et dont la valeur ajoutée reste à prouver !
Aller sur le terrain en apprendrait beaucoup plus aux dirigeants sur la réalité de leur entreprise que consulter les milliers de chiffres qui leur parviennent tous les jours et qui ne servent, souvent, qu’à alimenter leur indécision .
Redonner le goût de l’action à ses managers consisterait d’abord à réduire considérablement le poids des contraintes bureaucratiques dont on les assomme et qui les tient enchaînés à leur bureau, quand leur utilité est de se trouver sur le terrain, partout où il y a des idées nouvelles à quêter !
Mais comment faire ?
- Il suffit que le patron de l’entreprise déclare qu’aucun rapport dépassant une page ne sera lu et que seuls les travaux de reporting , dont l’utilité ne serait pas devenue incontournable 1 an après leur disparition, seront maintenus !
- Préserver l’initiative et la responsabilité consisterait d’abord à donner aux responsables opérationnels les moyens d’assumer leur mission , sans se croire obligés de les doubler d’un lourd dispositif de contrôle ( les directions fonctionnelles ) à la solde du pouvoir central !
- Créer un poste de « vulgarisateur » de l’information dans l’Entreprise , chargé à la fois de combattre l’ ogre bureaucratique et de mettre en forme intelligible les formulaires et procédures indispensables, constituerait à coup sûr un vrai progrès .
Des patrons se demandent souvent comment optimiser leur organisation . Ils pensent souvent à tout, sauf à réduire le poids de leur propre bureaucratie ……
Les efforts de productivité et de rationalisation fournis par les entreprises sur les postes de production , ont , jusqu’ici , fort peu touché le domaine administratif laissant une mine d’économies à réaliser .
Surtout , la manœuvre managériale exige de la souplesse et les entreprises n’en ont jamais eu autant besoin .
Décorseter les entreprises des cols empesés de leur bureaucratie leur redonnerait la souplesse dont ont besoin tous les défricheurs de l’entreprise , dont l’idée nouvelle se noie dans le formalisme ambiant .
L’entreprise a un urgent besoin de dégager des terres vierges pour ses intra preneurs , faute de quoi elle épuisera leur énergie et s’étonnera qu’ils aillent s’investir sur d’autres terrains d’aventure : ceux du temps libre et des loisirs personnels, dont ils sont les maîtres .
Fondamentalement , Le problème de la bureaucratie pose clairement celui de la conception de la société et du pouvoir, il est d’abord dans nos têtes !
Il y a ceux qui croient que la création de richesses , l’action efficace , obligent à laisser le maximum le liberté aux entrepreneurs , aux salariés , et ceux qui pensent qu’il faut encadrer la liberté pour en limiter les excès , que ce soit celle des entrepreneurs ou celle des salariés …
Les uns et les autres ont raison .
Les limites , qu’ils posent mal , au moyen d’y parvenir est la source de leur déraison .
Trop de liberté ici , trop de réglementation là .
L’action du DRH
N’ajoutez pas par vos notes et circulaires, à l’énorme arsenal bureaucratique, écrivez peu !
Ne soyez pas vous même le petit propagandiste de l’économie administrée!
Laissez des marges de manoeuvre, ne vous croyez pas obligé de tout régler .
Faites, enfin, confiance à l’encadrement comme aux salariés :
On a souvent l’impression que dès qu’ils ont franchi le seuil de l’entreprise, ces personnes qui batissent des maisons, font des enfants, votent, sont engagés socialement, redeviennent subitement des enfants et en tout cas, sont traités comme tels !
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